Werkwijze: Dit pensioen-exit-gesprek formulier is ontworpen om waardevolle informatie en kennis van de vertrekkende collega vast te leggen. Het is belangrijk om een ontspannen sfeer te creëren waarbij iemand zich vrij voelt om open en eerlijk te spreken. Probeer door te vragen als dat nodig is, vooral als er belangrijke details of impliciete kennis naar boven komen.

Tip: Gebruik de open vragen om het gesprek te sturen, en vraag naar voorbeelden als de collega algemene antwoorden geeft.

Tijdsduur: Het gesprek zal ongeveer 60 – 90 minuten in beslag nemen.
Daarbij uitgaande van de volgende inschattingen:

• Algemeen verloop van het dienstverband: 10-15 minuten
• Werkprocessen en kennisoverdracht: 15-20 minuten
• Kennisborging en impliciete kennis: 20-30 minuten (dit deel kan langer duren door de diepgang en voorbeelden, die nodig zijn om impliciete kennis te identificeren)
• Relaties en samenwerking: 10-15 minuten
• Aanbevelingen voor opvolgers en de toekomst: 10-15 minuten

Tijdsduur: De verwerking van het pensioen-exit-gesprek zal ongeveer 2 – 4 uur in beslag nemen, waarbij wordt uitgegaan van de volgende inschattingen:

• Documenteren van het interview: 1 tot 2 uur
  • Dit omvat het uitwerken van aantekeningen, het structureren van de antwoorden in categorieën (expliciete en impliciete kennis, feedback en aanbevelingen), en het opschrijven van actiepunten.
• Analyse en opvolging: 1 tot 2 uur
  • Dit kan inhouden dat de informatie wordt gedeeld met HR en/of het management en dat er eventueel een opvolgingsgesprek wordt gepland.
  • Actiepunten moeten worden geformuleerd aan de hand van de verkregen input en aanbevelingen van de vertrekkende medewerker.
• Totale geschatte tijd voor het gehele proces:

In totaal moet rekening worden gehouden met ongeveer 3 tot 6 uur aan tijdbesteding. Dat omvat dan het afnemen van het pensioen-exit-gesprek, het documenteren van de informatie en het verwerken en delen van de kennis binnen de organisatie.

Pensioen-exit-gesprek Formulier

Naam medewerker:
Functie:
Afdeling:
Datum van het gesprek:
Gespreksleider:

A. Het algemeen verloop van het dienstverband

Hoe heb je je tijd hier in het algemeen ervaren?
(Doel: inzicht verkrijgen in de algemene ervaringen van de medewerker gedurende de tijd dat hij/zij werkzaam was binnen de organisatie)

Wat waren enkele van de meest waardevolle lessen of ervaringen die je hier hebt opgedaan?
(Doel: belangrijke ervaringen identificeren die de medewerker gevormd hebben)

Zijn er momenten geweest waarop je specifieke uitdagingen hebt overwonnen? Kun je een voorbeeld geven?
(Doel: inzicht krijgen in cruciale uitdagingen en oplossingen)

B. Werkprocessen en kennisoverdracht

Kun je enkele van de belangrijkste processen of werkwijzen beschrijven die je hebt ontwikkeld of gebruikt tijdens je werk?
(Doel: vastleggen van specifieke werkmethoden of processen)

Zijn er processen of procedures waar je van hebt afgeweken om het werk efficiënter te maken? Kun je uitleggen wat je anders deed?
(Doel: ongedocumenteerde en efficiënte werkwijzen blootleggen)

Welke tools, systemen of methodieken heb je voornamelijk gebruikt? Wat werkte goed en wat niet?
(Doel: operationele informatie verzamelen over de effectiviteit van tools en methodes)

C. Kennisborging en impliciete kennis

Kun je een situatie beschrijven waarin je intuïtief wist wat de beste oplossing was, zelfs zonder dat er een duidelijke procedure was? Hoe pakte je dat aan?
(Doel: impliciete kennis blootleggen die niet vastligt in formele procedures)

Zijn er aspecten van je werk die je vooral op gevoel hebt gedaan? Hoe zou je dat gevoel omschrijven voor iemand zonder jouw ervaring?
(Doel: inzicht krijgen in stilzwijgende, niet-formele kennis)

Welke beslissingen of handelingen in je werk zijn gebaseerd op ervaring of intuïtie in plaats van vastgelegde richtlijnen? Kun je voorbeelden geven?
(Doel: diepere kennis en ervaring vastleggen die verder gaat dan de formele richtlijnen)

Welke dingen doe jij anders dan wat er formeel in de handleidingen staat? Wat werkt voor jou beter?
(Doel: afwijkingen van standaardprocedures vastleggen die de efficiëntie verbeteren)

D. Relaties en samenwerking

Met wie werkte je het beste samen? Wat maakte die samenwerking zo effectief?
(Doel: belangrijke samenwerkingsdynamieken binnen het team of de organisatie begrijpen)

Zijn er interne of externe mensen die je regelmatig raadpleegde? Waarom specifiek hen?
(Doel: informele netwerken in kaart brengen die essentieel zijn voor het succes van de functie)

Zijn er teams of afdelingen die volgens jou beter zouden moeten samenwerken? Waarom?
(Doel: inzicht in de samenwerkingsverbeteringen binnen de organisatie)

E. Scenarios en reflecties

Kun je een situatie beschrijven waarin er geen duidelijke procedure was en je toch tot een goede oplossing kwam? Hoe heb je dit aangepakt?
(Doel: ongedocumenteerde kennis vastleggen die in lastige situaties van pas komt)

Kun je een voorbeeld geven van een keer dat je moest improviseren of een creatieve oplossing moest bedenken? Wat heb je toen gedaan?
(Doel: creatief probleemoplossend vermogen van de medewerker vastleggen)

Welke intuïtieve inzichten heb je ontwikkeld over wat wel of niet werkt in je functie?
(Doel: persoonlijke lessen en inzichten die door ervaring zijn ontwikkeld vastleggen)

F. Aanbevelingen voor opvolgers en de toekomst

Wat zou je jouw opvolger aanraden om te doen om succesvol te zijn in deze rol? Zijn er specifieke dingen waar hij of zij extra op moet letten?
(Doel: praktische adviezen vastleggen voor toekomstige medewerkers in dezelfde rol)

Welke kennis, ervaring of vaardigheden zullen volgens jou het meest gemist worden na jouw vertrek?
(Doel: cruciale kennis identificeren die verloren kan gaan bij het vertrek van de medewerker)

Als je één ding zou kunnen veranderen in de organisatie, wat zou dat zijn en waarom?
(Doel: waardevolle feedback verzamelen voor de organisatie)

G. Afsluitende vragen

Zijn er nog andere opmerkingen of adviezen die je zou willen delen en die nog niet zijn besproken?
(Doel: open ruimte voor eventuele aanvullende informatie of kennis die nog niet aan bod is gekomen)

Voor de gespreksleider:

• Zorg ervoor dat de verkregen informatie wordt geanalyseerd, gedocumenteerd en wordt gedeeld met relevante afdelingen;
• Kijk of er actiepunten geformuleerd moeten worden op basis van de feedback en aanbevelingen van de vertrekkende medewerker;
• Organiseer eventueel een opvolg-/overdrachtsessie met de nieuwe medewerker of het team;