De “kennis ligt op straat” geeft aan dat waardevolle kennis vaak beschikbaar is in de dagelijkse praktijk (bij de “doeners”), dat wil zeggen de mensen die op de werkvloer staan en daar ervaringen opdoen. Alleen het omzetten van deze praktijkervaringen in bruikbare, kennis, die gedeeld kan worden, is over het algemeen een behoorlijke uitdaging. Doeners zijn niet altijd enthousiaste schrijvers, maar moeten daartoe worden aangemoedigd en wellicht worden ondersteund om dat te worden en op die manier actief bij te dragen aan de kennisdeling binnen de organisatie.
Om ervoor te zorgen dat zij hun kennis gaan vastleggen en delen, kunnen enkele belangrijke stappen worden genomen:
Creëer in de eerste plaats een cultuur waarin sprake is van waardering voor kennisdeling.
Maak van kennisdeling een kernwaarde: immers, als een organisatie een cultuur bevordert waarin kennisdeling wordt gewaardeerd en als een normaal onderdeel van het werk wordt gezien, zijn medewerkers eerder geneigd hun kennis vast te leggen en over te dragen. Vooral vanit het management moet zo’n cultuur actief worden ondersteund. Door medewerkers bijvoorbeeld te “belonen” voor hun bijdrage aan de kennisbank, of andere vormen van kennisdeling, voelen ze zich gewaardeerd. Dat kan door middel van erkenning tijdens vergaderingen, prestatiebeloningen, of misschien zelfs door promotiekansen.
Faciliteer en vereenvoudig het proces van kennisdeling door o.a. gebruiksvriendelijke tools. Zorg ervoor, dat de technologie eenvoudig en toegankelijk is. Een kennisbank moet voor alle gebruikersgroepen zodanig gebruiksvriendelijk zijn, dat het geen technische of inhoudelijke belemmering vormt voor in dit geval doeners om hun kennis vast te leggen. M.a.w. intuïtieve interfaces, eenvoudige stappen om kennis toe te voegen, en goede zoekfunctionaliteiten.
Zorg voor verschillende manieren van kennisdeling. Praktisch ingestelde mensen zijn niet altijd gewend om lange documenten te schrijven. Bied daarom verschillende manieren aan om kennis te delen. Dat kan in de vorm van korte notities, video’s, audio-opnames, foto’s van werkprocessen of visuele presentaties. Daardoor ontstaat er een keuze en dat maakt het voor medewerkers gemakkelijker, om kennis op een voor hen natuurlijke manier te delen.
Ook kan worden gedacht aan het geven van een schrijftrainingen voor niet-schrijvers. Zoals aangegeven voelt lang niet iedereen zich comfortabel bij het schrijven van formele documenten. Bied bijvoorbeeld trainingen aan, waarin medewerkers kunnen leren hoe ze hun praktische kennis eenvoudig kunnen documenteren. Dit kan bijvoorbeeld via storytelling, of het opschrijven van best practices in een eenvoudig format. E.e.a. kan via korte cursussen, workshops, of door persoonlijke begeleiding van een coach/facilitator.
Een andere manier is het faciliteren van een samenwerking tussen ervaren schrijvers (kenniscoördinatoren of kennismanagers) en de bedoelde doeners. Laat de schrijvers optreden als mentoren, die helpen met het documenteren van kennis. Ook dit kan d.m.v. informele interviews, waarbij de kennis van een doener door een schrijver wordt vastgelegd.
Maak ook echt tijd voor kennisdeling. Veel mensen uit de praktijk hebben het druk met hun dagelijkse werkzaamheden, om daarnaast bezig te zijn met “dit gedoe”. Kennismedewerkers kunnen dan zorgen voor speciale kennisdelingsessies, of voor momenten, waarin medewerkers tijd hebben om hun kennis te documenteren, zonder dat ze zich daarbij de druk te voelen door deadlines of lopende projecten.
Een hele belangrijke is het integreren van kennisdeling in de dagelijkse werkzaamheden.
Kennisdeling als onderdeel van de werkprocessen. Maak van kennisdeling een natuurlijk onderdeel bij het dagelijkse werkproces. Dat kan bijvoorbeeld door het inbouwen van wekelijkse reflectiemomenten, of evaluaties aan het einde van projecten. Medewerkers kan dan worden gevraagd om hun inzichten en leerpmomenten vast te leggen in een kennisbank of een andersoortig medium dat geraadpleegd kan worden door andere gebruikers.
Ook door medewerkers korte wekelijkse rapportages te laten schrijven, of door aan het einde van een werkweek te vragen naar welke nieuwe kennis is opgedaan kan eenvoudig leiden tot kennisdeling.
Laat de doeners spreken in hun eigen taal. In plaats van hen te verwachten dat zij formeel en academisch schrijven, moeten zij hun kennis op hun eigen manier kunnen uitdrukken. Dat kan informeel taalgebruik zijn, of terminologie uit de praktijk, zolang het maar begrijpelijk is voor anderen binnen de organisatie. Een taxonomie met vaktermen kan vervolgens prima helpen voor andere gebruikers om de praktijkkennis te ontsluiten.
Wat kan helpen is het aanstellen/benoemen van rolmodellen aanstellen. Identificeer medewerkers (doeners) die al actief zijn in het delen van kennis en erken hen als rolmodellen. Deze “kennisambassadeurs” kunnen andere doeners inspireren, door te laten zien hoe eenvoudig en waardevol het is om kennis te delen.
Op hoofdlijnen kun je “kennis op straat” met behulp van de onderstaande hulpmiddelen oprapen.
- Zorg voor een cultuur waarbij sprake is van waardering en erkenning voor kennisdeling;
- Maak het proces van kennisdeling eenvoudig en toegankelijk door gebruiksvriendelijke tools en verschillende formats aan te bieden;
- Geef trainingen en bied ondersteuning aan, voor het vastleggen van kennis;
- Zorg voor actieve begeleiding door medewerkers vanuit de kennisorganisatie;
- Integreer kennisdeling in de dagelijkse werkprocessen en zorg voor tijd en ruimte om dat te kunnen doen;
- Verlaag de drempels door een informele benaderingen en door eigen taalgebruik te accepteren;
- Benoem rolmodellen en ambassadeurs om ander doeners te inspireren;
- Maak kennisdeling een onderdeel van prestatiebeoordelingen en verantwoordelijkheden.